Tietosuojaseloste (ja rekisteriseloste)

Tässä tietosuojaselosteessa esitetään yleisen tietosuoja-asetuksen esittämän informointivelvoitteen sisältämät tiedot.

1. Rekisterinpitäjä

LVI Antti Keskinen Oy (Y-tunnus 1066797-6)
Mittaritie 2
33470 YLÖJÄRVI

2. Rekisterien nimet

• Asiakasrekisteri
• Työntekijärekisteri
• Kulunvalvontarekisteri
• LVI Antti Keskinen Oy:n tallentava kameravalvontajärjestelmä
• Ajoneuvojen reaaliaikaiset sijaintitiedot

3. Evästeet

Sivustomme ja verkkokauppamme käyttää evästeitä, pieniä tekstitiedostoja, jotka verkkosivusto tallentaa vierailijan tietokoneeseen. Osa evästeitä on toiminnan kannalta välttämättömiä, ja ne tulevat selaimellesi automaattisesti. Osaa evästeitä käytämme sopimuskumppaniemme avustuksella liiketoimintamme kehittämiseen, analytiikkaan ja markkinointiin. Näihin ei-välttämättömiin evästeisiin pyydämme yksiselitteisesti suostumuksesi. Hyväksy evästeet -painikkeen yhteydessä olevissa asetuksissa evästeet on ryhmitelty tarkoitustensa mukaan, ja voit antaa suostumuksesi kullekin niistä erikseen. Suostumusta voi myös muuttaa.

3.1 Toiminnalliset

3.2 Markkinointi- ja analytiikka

Lisätietoja Google Analyticsista

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietoja käsitellään lain, sopimuksen tai viranomaisen määräyksen määrittelemien velvollisuuksien täyttämiseksi.

Kameravalvontaa toteutetaan käytössä olevissa tiloissa sekä ulkoalueilla työntekijöiden ja muiden tiloissa olevien henkilökohtaisen turvallisuuden varmistamiseksi sekä omaisuuden suojelemiseksi. Ajoneuvojen reaaliaikainen seuranta on käytössä omaisuuden suojelemiseksi.

4.1 Asiakasrekisteri

Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän suhteen hoitamiseen ja analysointiin, palveluiden tuottamiseen, liiketoiminnan kehittämiseen ja suunnittelemiseen sekä markkinointiin, etämyyntiin, mielipide- ja markkinatutkimuksiin ja asiakasviestintään, joita voidaan toteuttaa myös sähköisesti ja kohdennettuna. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on suostumus ja meidän välisemme sopimus ja siitä johtuvat lakisääteiset velvoitteet. Henkilötietojen antaminen on edellytys sopimuksen syntymiselle. Toisin sanoen et voi tilata palvelujamme ja tuotteitamme, jos et anna henkilötietojasi.

4.2 Työntekijärekisteri

Työsopimuksen allekirjoittaneiden henkilöiden henkilötietoja käsitellään työnantajan työsopimuksella määritettyjen velvoitteiden hoitamiseksi. Käsittely perustuu työsopimuslakiin (2001/55, erit. 2. luku).

4.3 Kulunvalvontarekisteri

Velvollisuus antaa työntekijätiedot syntyy, kun kyse on rakentamisesta yhteisellä rakennustyömaalla. Sekä rakentaminen että yhteinen rakennustyömaa ovat rakennustyön turvallisuudesta annetun valtioneuvoston asetuksen (205/2009) tarkoittamia käsitteitä. Tiedot annetaan pääsääntöisesti kaikista yhteisellä rakennustyömaalla työskentelevistä työntekijöistä.

Lisäksi verotusmenettelylain (1558/1995) 15 b §:ssä säädetään päätoteuttajan tiedonantovelvollisuuksista ja muiden työmaalla toimivien yritysten velvollisuudesta antaa päätoteuttajalle tietoja. Tarkempi ohjeistus tiedonantovelvollisuudesta löytyy verohallinnon diaarinumerolla VH/3877/00.01.00/2019 (erit. kohdassa 3.3.3).

4.4 Tallentava kameravalvonta

LVI Antti Keskinen Oy toteuttaa kameravalvontaa käytössä olevissa tiloissa sekä ulkoalueilla omaisuuden varjelemiseksi. Palvelu on osittain ulkoistettu Verisure Oy:lle. Valvonnan ohjeistus on laissa yksityisyyden suojasta työelämässä 13.8.2004/759.

4.5 Ajoneuvojen reaaliaikaiset sijaintitiedot

Omaisuuden turvaamiseksi LVI Antti Keskinen Oy:n autoissa on tallentava reaaliaikainen sijaintitietojärjestelmä. Ajoneuvojen sijaintitietoja voidaan yhdistää muihin henkilötietoihin rikos- ja riita-asioiden käsittelemiseksi. Näitä tietoja ei käytetä muihin tarkoituksiin.

5. Rekisterien tietolähteet

5.1 Asiakasrekisteri

Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää lisäksi yhteistyökumppanien ja alihankkijoiden rekistereistä, jos esimerkiksi palvelun tilaaja on eri kuin asiakas.

5.2 Työntekijärekisteri

Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään.

5.3 Kulunvalvontarekisteri

Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään kulunvalvontasovelluksen tai muun päätoteuttajan määrittelemän tavan mukaisesti.

5.4 Tallentava kameravalvonta

Ei ulkopuolisia tietolähteitä.

5.5 Ajoneuvojen reaaliaikaiset sijaintitiedot

Ei ulkopuolisia tietolähteitä.

6. Rekisterien tietosisältö

6.1 Asiakasrekisteri

voi sisältää kaikista rekisteröidyistä seuraavia tietoja:

• etu- ja sukunimi
• yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• Y-tunnus (yritykset) tai henkilötunnus
• asiakasnumero
• asiakkuuden ja/tai asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymisajankohta
• asiakkuuden ja muun asiallisen yhteyden hoitamiseen ja yhteydenpitoon sekä luokitteluun liittyvät tiedot (esim. tuotteiden ja palveluiden osto- ja peruutustiedot, toimitustiedot, palautteet, reklamaatiot sekä asiakaspalvelutapahtumien taltioinnit, kuten puhelut, sähköpostit sekä tukiviestit)
• yhteyshenkilöt (nimi, puhelin, sähköposti)
• laskutus- ja perintätiedot
• markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot, kuten rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niihin osallistuminen
• suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
• sähköisten palveluiden ja sisältöjen hyödyntämistä koskevat tiedot (esim. uutiskirjeiden tilaaminen)

6.2 Työntekijärekisteri

sisältää työntekijöiden perustiedot, kuten

• etu- ja sukunimet
• henkilönumero
• henkilötunnus tai syntymäaika
• kotiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• työsuhteeseen liittyvät tiedot
• asiakaspalvelun hoitamiseen ja yhteydenpitoon sekä luokitteluun liittyvät tiedot (esim. asiakaspalvelutapahtumien taltioinnit, kuten puhelut, sähköpostit sekä tukiviestit)
• työ- tai palvelussuhteen laatua koskevat tiedot
• henkilön verotukseen liittyvät tiedot
• tilastointiin liittyvät tiedot
• osaamiset

6.3 Kulunvalvontarekisteri

voi sisältää seuraavia tietoja työmaan työntekijöistä:

• etu- ja sukunimet
• syntymäaika
• veronumero
• työskentelyaika

6.4 Tallentava kameravalvonta

Kameravalvontajärjestelmä muodostaa kuvatallenteen henkilöistä, jotka liikkuvat järjestelmän valvomalla, Mittaritie 2:n alueella.

6.5 Ajoneuvojen reaaliaikaiset sijaintitiedot

Rekisteri tallentaa ajoneuvojen sijaintitiedot. Henkilöitä koskevia tietoja rekisterissä ei ole.

7. Henkilötietojen vastaanottajat ja tietojen luovutukset

Rekisteritietoja ei pääsääntöisesti luovuteta ulkopuolisille kolmansille tahoille. Henkilötietojasi vastaanottavat käsittelijänä tai rekisterinpitäjänä:

• yrityksemme ja sen työntekijät
• alihankkijat, jotka prosessoivat tilauksesi tai välittävät meille tai sinulle sitä koskevia tietoja
• toiminnanohjausjärjestelmämme toimittaja (Admicom Finland Oy)
• IT-yritykset, joka ylläpitävät verkkopalveluitamme
• maksunvälittäjä, joka vastaanottaa sinulta maksun
• tilitoimisto, joka kirjaa tilauksen kirjanpitoomme
• tilintarkastaja, joka tarkastaa kirjanpitomme

Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän valikoimille yhteistyökumppaneille ja alihankkijoille, jotka käsittelevät tilausta tai rekisteröityä koskevia tietoja rekisterinpitäjän lukuun, osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella. Aiemmin mainittujen lisäksi näitä ovat muun muassa:

• Akamai Technologies International AG
• Elisa Oyj
• Google Cloud EMEA Limited
• Google Ireland Limited
• Lowell Suomi Oy
• Max Technologies Oy
• ONLINECITY.IO SpA
• Trello, Inc.

Tietoja voidaan luovuttaa yritysjärjestelyiden yhteydessä ostajille, mikäli LVI Antti Keskinen Oy myy tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa.

Kameravalvonnan rekisterin tietoihin ja ajoneuvojen reaaliaikaisiin sijaintitietoihin on pääsy joillakin henkilökuntamme jäsenillä ja palvelusta huolehtivilla alihankkijoilla. Tiedot voidaan rikosepäilytapauksissa luovuttaa poliisille. Lisäksi kameravalvontakuvaa voidaan välittää vartiointipalveluista vastaavalle vartioimisliikkeelle. Tiedot luovutetaan teknisenä tallenteena tai teknisen käyttöyhteyden välityksellä. Rikoksesta epäillyn kuvaa voidaan näyttää tunnistamistarkoituksessa henkilökunnalle tai muutoin asiaan liittyvälle henkilölle.

Tietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

9. Henkilötietojen säilyttämisajat

Asiakastiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on asiakas ja sopimukseen perustuva reklamaatio/vastuuaika on voimassa. Lakiin perustuvat tietojen rekisteröinnit säilytetään vähintään lain määrittämän vähimmäissäilytysajan. Rekisterinpitäjän etuun perustuvat rekisteröinnit säilytetään vähintään niin kauan kuin etu, esimerkiksi saatava on olemassa.

Pääsääntöisesti lain edellyttämät ajat ovat seuraavat:

• sähköpostiarkistossa seitsemän vuoden ajan
• kirjanpitoaineistossa seitsemän vuoden ajan

Työntekijärekisterissä tiedot säilytetään työsuhteen keston ja sen jälkeen lain vaatiman 10 vuotta työsuhteen päättymisestä.

Kameravalvonnan tietoja säilytetään enintään 7 vrk, ellei ole kameravalvonnan tarkoituksen toteuttamisesta johtuvaa erityistä syytä säilyttää tietoja pidempää aikaa. Asiakaspalvelun puheluiden tallenteet säilytetään kaksi vuotta.

Ajoneuvojen reaaliaikaisia sijaintitietoja säilytetään niin kauan kuin palvelu sopimuskumppanin kanssa on voimassa.

10. Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet

• oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilötiedot
• oikeus tietojen oikaisemiseen
• oikeus käsittelyn rajoittamiseen (voit esimerkiksi kieltää markkinoinnin)
• oikeus vastustaa käsittelyä
• oikeus peruuttaa suostumus (voit esimerkiksi peruuttaa suostumuksesi markkinointiin)
• oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Huomioithan, että sinulla on oikeus poistaa tietosi vain, jos meillä ei ole lakisääteisiä velvoitteita jatkaa henkilötietojesi käsittelyä. Henkilötietojen käsittelyä voidaan jatkaa myös oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Rekisteröidyn pyynnöstä henkilötietoihin tehdään tarpeelliset oikaisut ja täydennykset tai käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot poistetaan.

Tietojen tarkastus ja päivitys tapahtuu ottamalla yhteys LVI Antti Keskinen Oy:n sähköpostiin .

11. Automaattista profilointia ei ole

Emme tee sinua koskevia profilointeja ja automaattisia päätöksiä.

12. Rekisterin suojaus

12.1 Manuaalinen aineisto

Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä (esim. hävittäminen, muuttaminen tai luovuttaminen). Jokainen käsittelijä voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään.

Asiakirjat säilytetään ulkopuolisilta suojattuina lukitussa tilassa. Asiakirjat tulostetaan vain tarvittaessa ja paperitulosteet tuhotaan käytön jälkeen.

12.2 Automaattisesti käsiteltävät tiedot

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muiden tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja.

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä käyttöoikeudella.

13. Tietosuojailmoituksen muuttaminen

LVI Antti Keskinen Oy pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä sivustollaan. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Kehotamme lukemaan ilmoituksen säännöllisesti.

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 30.5.2023.